Process : Changer de syndic

Le mandat de votre syndic de copropriété arrive à échéance ou votre syndic de copropriété ne vous donne plus satisfaction ? C'est alors le bon moment pour en changer !

Le changement de syndic peut s’avérer d’autant plus pertinent lorsqu’on habite dans une copropriété neuve.

En effet, le promoteur a nommé un syndic provisoire à la naissance de la copropriété, syndic qui peut avoir manqué de réactivité dans la levée des réserves suite à la réception du chantier ou dans la mise en place des contrats de maintenance et son suivi.

Lorsque vous envisagez de changer de syndic, nous vous conseillons d’en informer les autres copropriétaires afin de savoir si votre sentiment est partagé. Ensuite, discutez des options envisageables. En effet, lorsqu’on change de syndic, on peut également changer de modèle et passer notamment d’un syndic traditionnel à un néo-syndic.

Nous vous proposons un mode opératoire en quatre points clés.

1) Prospection de syndics : Le conseil syndical ou tout copropriétaire pourra se renseigner sur l’approche métier du nouveau syndic et si cela vous convient demander un devis.

2) Mise en concurrence des offres de syndic pour confirmer votre choix en vérifiant la conformité du contrat-type et en confrontant des éléments du contrat :

- Montant et durée du forfait annuel ;

- Durée et tranche horaire de l’Assemblée Générale (AG) comprise dans le forfait ;

- Nombre de visites incluses ;

- Nombre de réunions avec le conseil syndical incluses ;

- Rémunération liée aux travaux ;

- Coûts des prestations particulières (vacation horaire, convocation d’une assemblée générale supplémentaire, visio, état daté, etc.).

3) Préparation de la prochaine AG de copropriété : Il faudra ensuite envoyer un courrier par lettre recommandé avec accusé de réception (LRAR) à votre syndic actuel, soit un mois avant la date de l'AG.

Le plus souvent, vous pouvez changer de syndic selon deux modalités, soit :

- la décision de ne pas renouveler son syndic par non renouvellement : cela ne nécessite aucun motif légitime et intervient au moment du renouvellement du contrat ;

- la révocation d'un mandat (contrat en cours) : il vous faudra des motifs légitimes de révocation du syndic de copropriété (Exemples : le syndic n’a pas fait respecter le règlement de copropriété, le syndic n’a pas convoqué l’assemblée générale annuelle, le syndic n’a pas assuré de façon satisfaisante la bonne tenue de l’immeuble, le syndic n’a pas fait exécuter les travaux votés en assemblée générale, le syndic est en défaut de paiement, le syndic n’a pas procédé à l’immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés, le budget prévisionnel a été mal établi, …).

Pour la mise à l’ordre du jour de l’AGO, votre courrier devra comporter :

- Le projet de résolution « Désignation d’un syndic » ;

- Le ou les contrats de syndics envisagés ;

- En cas de révocation du syndic : le projet de résolution « Révocation du syndic », détaillant les erreurs et fautes justifiant la rupture anticipée du contrat.

4) Tenue de l’assemblée générale de copropriété : Pour bien organiser ce vote, nous vous conseillons de bien choisir le lieu et le secrétaire de séance :

- Le lieu : le conseil syndical doit demander au syndic un lieu neutre pour l’AG. Le cas échéant, le syndic risque de vous mettre à la porte en cas de non-renouvellement ;

- Le secrétaire de séance : nommez un copropriétaire comme secrétaire de séance et pas le syndic actuel qui risque de partir avec le PV et la feuille de présence en cas de non-renouvellement.

Une fois le choix du syndic de copropriété effectué, le nouveau syndic de copropriété entrera en fonction immédiatement après son élection, pendant l’AG. Après avoir élu le nouveau syndic, le syndic sortant dispose d’un mois pour transmettre tous les documents et archives et de deux mois pour transférer les fonds. Il faut donc comptez deux à trois mois après l’AG pour que le nouveau syndic soit 100% opérationnel.

Il est à noter que la loi ALUR impose une mise en concurrence du mandat du syndic tous les 3 ans et à partir du 1er janvier 2022, les syndics professionnels devront remettre aux copropriétaires une fiche d‘information standardisée sur leurs prix et les prestations qu'ils proposent.